Fungsi utama dari SIM adalah mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menganalisis, dan menyampaikan informasi yang relevan kepada para manajer di dalam organisasi. SIM juga membantu dalam memonitor dan mengendalikan aktivitas operasional serta memfasilitasi proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Sebagai contoh, sebuah SIM dapat memberikan informasi tentang kinerja individu atau tim, persediaan yang tersedia, dan penjualan yang dilakukan. Informasi tersebut bisa membantu manajer dalam membuat keputusan strategis yang lebih baik.
Beberapa fungsi spesifik dari SIM termasuk:
1. Pengumpulan dan pengolahan data: SIM mengumpulkan data dari berbagai sumber, seperti transaksi penjualan, pembelian, dan produksi. Data tersebut kemudian diolah dan disimpan dalam basis data yang dapat diakses oleh manajer. Pengolahan data meliputi pengaturan data, pengklasifikasian, pengkodean, dan penghitungan. Proses ini memungkinkan para manajer untuk melacak dan menganalisis berbagai aspek bisnis.
2. Pengolahan informasi: Setelah data dikumpulkan dan diolah, SIM mengubahnya menjadi informasi yang lebih relevan dan berarti bagi pengambil keputusan. Informasi dibedakan dengan data dalam hal konteks, relevansi, dan interpretasi. SIM juga dapat menyajikan informasi dalam berbagai bentuk, seperti laporan, grafik, atau tabel, untuk memudahkan pemahaman dan analisis.
3. Analisis dan pelaporan: SIM memiliki kemampuan untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan yang memberikan wawasan yang berharga kepada manajer. Analisis dilakukan untuk mengidentifikasi tren, pola, dan hubungan antara data yang berbeda. Hasil analisis ini kemudian disajikan dalam bentuk laporan yang berguna dan mudah dimengerti. Contohnya, sebuah SIM dapat melakukan analisis penjualan harian dan menghasilkan laporan yang memperlihatkan peningkatan atau penurunan penjualan dari waktu ke waktu.
4. Dukungan pengambilan keputusan: Salah satu fungsi utama SIM adalah membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menyediakan informasi yang akurat dan relevan, SIM memungkinkan manajer untuk menganalisis situasi secara menyeluruh, memperkirakan dampak dari berbagai pilihan, dan memilih solusi terbaik. SIM juga dapat menyediakan alat bantu pengambilan keputusan, seperti model prediktif atau simulasi, untuk membantu manajer dalam memprediksi hasil dari keputusan yang diambil.
5. Pengawasan dan kontrol: SIM juga berfungsi sebagai alat pengawasan dan pengendalian aktivitas operasional di dalam organisasi. Dengan memantau berbagai parameter kinerja, seperti persediaan, produksi, atau biaya, SIM memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi masalah atau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi. Hal ini memungkinkan manajer untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi masalah dan memastikan bahwa operasional organisasi berjalan sesuai dengan rencana.
Definisi sistem informasi manajemen secara umum adalah kombinasi dari orang, perangkat lunak, dan prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi yang relevan dan berarti bagi pengambil keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini dibangun untuk mendukung manajemen dalam mengoptimalkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. SIM juga berperan dalam mengintegrasikan fungsi-fungsi yang ada di dalam organisasi, seperti keuangan, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia, sehingga memungkinkan terjadinya kerjasama dan koordinasi yang efektif.
Dalam praktiknya, SIM dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan spesifik dari setiap organisasi. Beberapa organisasi dapat memiliki SIM yang sederhana dengan fokus pada pengumpulan dan pengolahan data secara manual. Sementara itu, organisasi lain dapat memiliki SIM yang kompleks dengan menggunakan perangkat lunak dan sistem yang dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dan menghasilkan informasi yang lebih canggih. Penting bagi setiap organisasi untuk merancang dan mengimplementasikan SIM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan tujuan strategis mereka.
Dalam era digital saat ini, perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengembangan SIM yang lebih maju dan terintegrasi. Perkembangan aplikasi mobile dan cloud computing telah mengubah cara organisasi mengakses dan menggunakan informasi. SIM saat ini juga semakin didukung oleh analitik data dan kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) yang memungkinkan analisis yang lebih mendalam dan prediksi yang lebih akurat.
Dalam konteks bisnis yang berubah dengan cepat, SIM menjadi sangat penting sebagai alat yang dapat membantu organisasi dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Dengan adanya SIM, manajer dapat memiliki akses ke informasi yang akurat, terkini, dan relevan, sehingga mereka dapat mengidentifikasi peluang, mengatasi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja organisasi mereka. Sebagai hasilnya, SIM dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam pasar yang kompetitif saat ini.