Apa yang Dimaksud dengan Kartu Utang? Simak Pengertian, Fungsi dan Contohnya

Heading 2: Pengertian Kartu Utang

Kartu utang merupakan sebuah catatan yang menampilkan riwayat transaksi dan jumlah utang tertentu yang dimiliki perusahaan kepada vendor dan pemasok. Dalam istilah akuntansi bahasa Inggris, kartu utang disebut dengan account payable subsidiary ledger atau buku besar pembantu utang usaha. Utang dagang pada dasarnya merupakan perpanjangan kredit yang diberikan pemasok kepada bisnis waktu untuk melakukan pembayaran suplai. Kartu utang ini membantu mencatat semua utang dagang yang dimiliki oleh perusahaan. Biasanya jangka waktu pembayaran dilakukan dalam 30, 60 atau 90 hari tergantung kesepakatan antara perusahaan dengan pemberi utang.

Heading 3: Fungsi Pencatatan Kartu Utang

Pencatatan kartu utang memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut antara lain:

1. Membantu perusahaan melakukan kontrol internal dan audit akun lewat informasi saldo utang kepada setiap kreditor
Kartu utang membantu perusahaan dalam melakukan kontrol internal dan audit akun. Dengan mencatat saldo utang kepada setiap kreditor, perusahaan dapat memastikan bahwa catatan keuangan yang ada dalam buku besar adalah akurat dan tidak ada kekeliruan.

2. Memastikan catatan keuangan dalam buku besar ditulis dengan benar dan tidak ada kekeliruan
Dalam pencatatan kartu utang, perusahaan harus memastikan bahwa semua informasi yang terdapat dalam kartu utang ditulis dengan benar dan tidak ada kekeliruan. Hal ini penting agar laporan keuangan perusahaan dapat dipercaya dan akurat.

3. Membantu penyusunan saldo terutang serta biaya/pembelanjaan yang belum lunas untuk masing-masing kreditur
Salah satu fungsi utama kartu utang adalah membantu penyusunan saldo terutang serta biaya/pembelanjaan yang belum lunas untuk masing-masing kreditur. Dengan adanya kartu utang, perusahaan dapat melacak dengan mudah jumlah utang yang harus dibayarkan kepada setiap kreditor.

BACA JUGA :  Mau Sukses? Ini Dia 12 Faktor Keberhasilan Wirausaha yang Harus Anda Tahu!

4. Mempermudah proses pelacakan pembayaran utang
Kartu utang juga mempermudah proses pelacakan pembayaran utang. Dengan mencatat setiap pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada kreditor, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui apakah utang sudah dibayar sesuai jumlah dan tanggal jatuh temponya.

5. Menjadi bukti pembayaran utang perusahaan sekaligus pengingat waktu jatuh tempo pembayaran utang
Kartu utang juga berfungsi sebagai bukti pembayaran utang perusahaan. Setiap pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan dicatat dalam kartu utang sebagai bukti pembayaran. Selain itu, kartu utang juga berfungsi sebagai pengingat waktu jatuh tempo pembayaran utang, sehingga perusahaan dapat melakukan pembayaran tepat waktu.

Heading 2: Contoh dan Format Kartu Utang

Setiap perusahaan memiliki format kartu utang yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan. Namun yang terpenting adalah memastikan bahwa semua komponen utang masuk dalam kartu utang tersebut. Berikut ini adalah contoh format kartu utang:

PT …

KARTU UTANG
Nama Kreditor:
Alamat:
Syarat Pembayaran:
No. Rekening:
Bank:
A/N:
No.
Tanggal
Keterangan
No. Bukti
Pembelian
Pembayaran
Saldo

Keterangan:
– PT: lengkapi dengan nama perusahaan yang menerbitkan atau yang memiliki kartu utang tersebut
– Nama kreditor: berisi informasi perusahaan yang menyediakan layanan utang atau kredit. Satu kartu utang hanya boleh memuat informasi utang pada satu kreditor saja
– Alamat: informasi mengenai alamat kreditor atau vendor yang ditulis dengan lengkap mulai dari jalan, RT dan RW, kecamatan sampai provinsi dan kode pos daerah setempat
– Syarat pembayaran: di dalamnya terdapat informasi mengenai detail pembayaran termasuk metode yang disepakati bersama beserta rincian diskon – jika ada – untuk setiap transaksi yang dilakukan
– Nomor rekening: nomor rekening bank miliki kreditor yang digunakan oleh pemilik kartu utang untuk melakukan pembayaran
– Bank: jenis bank yang dipakai oleh kreditor
– A/N: berisi nama PIC (person in charge) atau penanggung jawab dari kreditor. PIC bisa berisi dengan nama perorangan maupun nama perusahaan
– Tanggal: menjelaskan waktu transaksi baik untuk aktivitas pembelian, pembayaran maupun pelunasan cicilan kredit
– Keterangan: kolom ini menjelaskan tentang rincian transaksi yang dilakukan serta informasi lain yang berkaitan dengan hal tersebut
– Nomor bukti: nomor ini memuat data pembayaran maupun pembelian yang dilakukan oleh perusahaan kepada vendor. Anda bisa mengisinya dengan nomor nota pembayaran, kuitansi maupun nota pembelian
– Pembelian: berisi nilai uang yang dibayarkan untuk setiap transaksi pembelanjaan barang maupun jasa
– Pembayaran: nilai nominal pembayaran untuk setiap kali cicilan atau saat pelunasan
– Saldo: merupakan nilai sisa utang perusahaan yang jumlahnya akan berkurang setiap ada pembayaran cicilan.

BACA JUGA :  E-Wallet: Metode Pembayaran Bisnis yang Kian Diminati

Jika ada hal-hal lain yang menurut Anda penting untuk disertakan dalam kartu utang, Anda tentu bisa menambahkan kolom informasi lain sesuai dengan kebutuhan.

Dengan memahami pengertian, fungsi, dan contoh format kartu utang, perusahaan dapat mengelola utang dengan baik dan menghindari kerugian. Penting untuk mencatat dengan benar setiap transaksi utang dan melakukan pembayaran tepat waktu agar hubungan dengan kreditor tetap terjalin baik.


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *